Sześć kluczowych obszarów, na które warto zwrócić uwagę, organizując catering na imprezach masowych

Firmy cateringowe muszą zmierzyć się z wieloma wyzwaniami w czasie obsługi wydarzeń z udziałem dużej publiczności – sukces w dużej mierze zależy od tego, jak sobie z nimi poradzą. Poniżej identyfikujemy i omawiamy 6 najważniejszych kwestii, na które musisz zwrócić szczególną uwagę, by odpowiednio zaplanować pracę i uniknąć niepowodzeń.

Organizacja cateringu podczas imprez masowych – na co zwrócić uwagę?

1. Transport

Organizacja cateringu dla dużej widowni może stać się logistycznym koszmarem – nawet, jeżeli wszystko przebiega zgodnie z planem, a szczególnie, gdy pojawiają się problemy z transportem. Opóźnienia w dostawie mogą pociągnąć za sobą kolejne niepowodzenia, w konsekwencji prowadzące do fiaska całego przedsięwzięcia.

Zważywszy na fakt, że czas przygotowania jest w dużej mierze zależny od punktualności, firmy cateringowe muszą planować transport z dużym wyprzedzeniem. Przykładowo, sprzęty i naczynia powinny zostać dostarczone na kilka dni przed wydarzeniem, a przygotowywanie posiłków można zorganizować na miejscu, by uniknąć wypadków podczas transportu.

2. Komunikacja z innymi firmami

Firmy cateringowe należą do jednych z wielu usługodawców, których można spotkać na imprezie z udziałem dużej publiczności. W rezultacie, sukces naszego biznesu będzie zależał od współpracy z pozostałymi firmami na miejscu. Na przykład, osoby zajmujące się dekoracją wnętrz muszą zorganizować odpowiednią przestrzeń dla punktów gastronomicznych.

Gospodarz powinien również poinformować uczestników o punktach serwowania, menu itp. Nieporozumienia między różnymi usługodawcami mogą zagrozić całemu przedsięwzięciu.

3. Niekończące się kolejki

Imprezy z udziałem dużej publiczności sprzyjają powstawaniu długich kolejek do zakupu jedzenia oraz napojów. Chociaż może to przełożyć się na wzrost przychodów, niekończące się kolejki sprawiają, że potencjalni klienci stają się zniecierpliwieni i w rezultacie często rezygnują z zakupu, co w rzeczywistości skutkuje niższymi zyskami. Istnieją jednak rozwiązania dla firm cateringowych, które poszukują sposobów na usprawnienie procesu wydawania napojów..

Rozwiązania, takie jak RevolMatic, mogą pomóc firmom cateringowym skrócić czas oczekiwania w kolejce na napoje bezalkoholowe i piwo. To w pełni automatyczny dozownik, usprawniający podawanie i napełnianie kubków, obsługiwany za pomocą dotykowego ekranu. Urządzenie zmniejsza zapotrzebowanie na ilość osób potrzebnych do obsługi punktów oferujących lane piwo, automatyzując cały cykl ich serwowania.

Urządzenie rozwiązuje główne problemy firm cateringowych podczas obsługi dużych imprez – zmniejsza nakład pracy, zwiększa wyniki sprzedaży napojów oraz wpływa na zadowolenie uczestników wydarzenia z powodu skrócenia czasu oczekiwania w kolejce.

4. Marnowanie żywności

Firmy cateringowe mają trudności z wcześniejszym ustaleniem dokładnej ilości jedzenia, które zostanie spożyte podczas wydarzeń, w których uczestniczą tłumy ludzi. Wzorce konsumpcji żywności zależą od wielu czynników – od rozkładu płci, do faktycznej frekwencji.

Co więcej, próby kontroli porcji żywności mogą prowadzić do poważnych problemów, takich jak braki oferowanych produktów. Może to zaszkodzić reputacji firmy cateringowej, jak i całego wydarzenia. Z drugiej strony, nadwyżka towaru nie jest korzystna dla biznesu. Osoby odpowiedzialne za zamówienia łamią sobie głowy, próbując ustalić, w jaki sposób zaoferować odpowiednią wydajność gastronomiczną, przy jednoczesnym ograniczeniu marnotrawstwa.

Ten problem można rozwiązać na wiele sposobów. Przede wszystkim, firmy cateringowe powinny inwestować w technologię (oprogramowanie), która pomaga dokładnie obliczyć potrzebną ilość jedzenia na podstawie takich czynników, jak menu, oczekiwana frekwencja itp. Wskazane jest również, by w ofercie były uwzględnione posiłki także w opcji mniejszych porcji. Wreszcie, odpowiednie przechowywanie żywności może znacznie przyczynić się do zmniejszenia ilości wyrzucanego jedzenia.

5. Wypełnianie zobowiązań wynikających z umowy

Organizacja cateringu podczas wydarzenia na szeroką skalę nie polega jedynie na podawaniu jedzenia. Firmy cateringowe muszą negocjować ceny, możliwości, czas realizacji itp. Aby to zrobić skutecznie, należy dokładnie zrozumieć wszystkie szczegóły zawieranej umowy, zwracając uwagę na ukryte klauzule, które mają znaczący wpływ na wynik końcowy.

Istnieje jednak mnóstwo nieprzewidzianych okoliczności, które mogą przytrafić się podczas imprezy z udziałem dużej publiczności, a umowy bywają zbyt skomplikowane, by mogły być poprawnie interpretowane przez osobę bez wiedzy prawnej. Chociaż zatrudnienie prawnika może wydawać się niepotrzebnym kosztem, wskazane jest, by ze szczególną rozwagą przystępować do podpisywania umowy.

6. Rozliczenia finansowe

Monitorowanie konsumpcji żywności i napojów podczas imprezy z udziałem setek/tysięcy uczestników, może być zniechęcającym zadaniem. Jest to jednak ważna czynność, którą należy wykonać z dokładnością – zwłaszcza, jeśli śledzenie zużycia determinuje ostateczny zysk. Aby to zrobić skutecznie, firmy cateringowe powinny zautomatyzować cały proces. Systemy płatności bezgotówkowych sprawdzają się lepiej pod względem przejrzystości i dokładności rozliczeń.

Posiadanie odpowiedniego sprzętu i oprogramowania wpływa na efektywność cateringu podczas imprezy sportowej, festiwalu lub innego dużego eventu. Większość problemów, przed którymi stoją firmy cateringowe podczas wydarzeń z udziałem dużej publiczności, można rozwiązać za pomocą automatyzacji.

RevolMatic może skrócić czas oczekiwania w kolejce, a oprogramowanie może pomóc w logistyce i rozliczaniu finansów.

Get in Touch