Die 6 größten Probleme für den Caterer bei einer Großveranstaltung

Catering-Unternehmen stehen bei Veranstaltungen mit vielen Gästen vor zahlreichen Herausforderungen, doch der Erfolg hängt weitgehend davon ab, wie mit diesen Herausforderungen umgegangen wird. Wir wollten die sechs wichtigsten Punkte identifizieren und diskutieren, damit Sie als Caterer entsprechend planen und unvorhergesehene Rückschläge vermeiden können.

Die sechs wichtigsten Punkte für ein Catering-Unternehmen bei einer Veranstaltung mit vielen Gästen

1. Transportstörungen

Catering für ein großes Publikum kann ein logistischer Albtraum sein, auch wenn alles gut läuft. Wenn jedoch Transportstörungen auftreten, kann das ganze Event ruiniert werden. Vieles kann schief gehen, wenn sich der Transport verzögert. Da die Aufbauzeit stark von der Pünktlichkeit abhängt, müssen Catering-Unternehmen mit Transportstörungen rechnen.

Beispielsweise sollte der Transport von Ausrüstung und Geschirr einige Tage vor der Veranstaltung erfolgen. Die Essenszubereitung kann auch vor Ort erfolgen, um Unfälle während des Transports zu vermeiden, die eine ganze Veranstaltung ruinieren können.

2. Kommunikation mit anderen Veranstaltern vor Ort

Catering-Unternehmen gehören zu den vielen Unternehmen, die Sie bei einer Veranstaltung mit einem großen Publikum erwarten. Der Erfolg eines Catering-Unternehmens hängt daher von der Zusammenarbeit mit anderen Unternehmen vor Ort ab.

Zum Beispiel müssen Dekorationsfirmen einem Catering-Unternehmen geeignete Räumlichkeiten zur Verfügung stellen. Der Host muss die Teilnehmer auch über Bedienungspunkte, Menüs usw. informieren. Jede übliche Fehlkommunikation zwischen verschiedenen Dienstanbietern kann die gesamte Veranstaltung ruinieren.

3. Endlose Warteschlangen

Es ist verständlich, warum die Warteschlangen für Speisen und Getränke bei einer Veranstaltung mit großem Publikum in der Regel lang sind. Obwohl dies zu höheren Einnahmen führen kann, machen endlose Warteschlangen die Leute ungeduldig.

In der Tat können lange Warteschlangen sehr wohl zu niedrigeren Umsätzen als erwartet führen. Glücklicherweise gibt es Lösungen für Catering-Unternehmen, die sich eine schnellere Getränkeausgabe wünschen.

Lösungen wie RevolMatic können Cateringunternehmen dabei unterstützen, die Wartezeit beim Servieren von Erfrischungsgetränken und Bieren zu verkürzen. Darüber hinaus reduziert RevolMatic den Personalbedarf beim Servieren von Getränken, indem der gesamte Servierzyklus automatisiert wird. RevolMatic ist eine vollautomatische Bierzapfanlage mit Smart Touch und App-gesteuerten Funktionen.

Diese Anlage löst die Hauptprobleme, mit denen Catering-Unternehmen bei Großveranstaltungen konfrontiert sind, d. H. die Arbeitsbelastung verringern, den Getränkeverkauf steigern und die Veranstaltungsteilnehmer aufgrund der verkürzten Wartezeit glücklich machen.

4. Lebensmittelverschwendung

Für Caterer ist es eine Herausforderung, die genaue Menge an Lebensmitteln einzuschätzen, die im Vorfeld konsumiert werden, wenn eine große Menge bedient wird. Das Konsummuster von Nahrungsmitteln hängt von vielen Faktoren ab, die von der Geschlechterverteilung bis zum Eventtypen reichen.

Darüber hinaus können Versuche, die Lebensmittelportionen unter Kontrolle zu halten, zu ernsthaften Problemen wie Lebensmittelknappheit führen. Dies kann den Ruf des Catering-Unternehmens und der gesamten Veranstaltung schädigen. Andererseits ist eine Überlieferung nicht gut für das Geschäft. Catering-Unternehmen bekommen schnell Kopfschmerzen, wenn sie versuchen herauszufinden, wie sie eine unübertroffene Catering-Effizienz bieten und gleichzeitig die Verschwendung reduzieren können.

Dieses Problem kann auf verschiedene Arten gelöst werden. In erster Linie sollten Catering-Unternehmen in Technologie (Software) investieren, mit deren Hilfe sich die Lebensmittelmengen anhand von Faktoren wie Menü, erwarteter Anwesenheit usw. genau berechnen lassen. Es ist auch ratsam, mehr Optionen für kleine Teller zu haben. Schließlich kann eine gute Aufbewahrung von Lebensmitteln dazu beitragen, dass Reste nicht verschwendet werden.

5. Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen

Bei der Verpflegung während einer Großveranstaltung geht es nicht nur um das Servieren von Speisen. Catering-Unternehmen müssen über Preise, Fähigkeiten, Durchlaufzeiten usw. verhandeln. Um dies effektiv zu erreichen, muss ein umfassendes Verständnis aller Einzelheiten des Vertrags vorhanden sein, wobei versteckte Klauseln, die sich erheblich auf das Endergebnis auswirken, genau zu beachten sind.

Es gibt jedoch viele Variablen und unerwartete Ereignisse, die während einer Veranstaltung mit einem großen Publikum auftreten müssen, und Verträge sind in der Regel zu kompliziert, um von jemandem ohne rechtliches Wissen richtig interpretiert zu werden. Die Anstellung eines Anwalts erscheint unnötig, es ist jedoch ratsam, einen Vertrag zu unterzeichnen, der Sie nicht benachteiligt, wenn das Unvermeidliche eintritt.

6. Finanzielle Überleitung

Es kann eine entmutigende Aufgabe sein, während einer Veranstaltung mit Hunderten und Tausenden von Teilnehmern den Überblick über den Konsum von Nahrungsmitteln und Getränken zu behalten. Dies ist jedoch eine wichtige Aufgabe, die mit Genauigkeit ausgeführt werden muss, insbesondere wenn die Nachverfolgung des Verbrauchs die endgültige Bezahlung bestimmt. Um dies effektiv zu tun, sollten Cateringunternehmen den gesamten Prozess automatisieren. Bargeldlose Zahlungssysteme verbessern die Transparenz und Genauigkeit.

Mit der richtigen Ausrüstung und Software können Sie die Catering-Effizienz bei Sportveranstaltungen, Festivals oder anderen Großveranstaltungen steigern. Die meisten Probleme, mit denen Catering-Unternehmen bei Veranstaltungen mit großem Publikum konfrontiert sind, können durch Automatisierung gelöst werden.

RevolMatic kann die Wartezeiten für die Bierausgabe verkürzen und Software kann bei der Logistik und beim Abgleich helfen. Ein guter Vertrag wird auch dazu beitragen, Ihre Interessen im Falle von Eventualitäten zu wahren.

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